Heeft u een vraag over het ESF-portal of uw projectadministratie? Wellicht staat uw vraag en het antwoord in de onderstaande lijst.

Het webportal is alleen toegankelijk voor bedrijven die deelnemen aan het ESF Actie D project 2011ESFN354. Ieder bedrijf heeft een contactpersoon doorgegeven aan de SOL. Deze persoon is in het bezit van een inlogcode.

Wanneer u uw wachtwoord vergeten bent, kunt u bij de SOL een nieuw wachtwoord aanvragen.

Neem contact op via esfportal@sol-online.nl of 0318-648750. Er zal een nieuw wachtwoord naar u verzonden worden. Met uw oude gebruikersnaam en nieuwe wachtwoord kunt u inloggen op www.sol-esf.nl.

We verstrekken, indien nodig, inlogcodes waarmee een persoon alleen documenten kan inzien. Het is voor deze gebruiker niet mogelijk om zaken in het systeem te wijzigen, toe te voegen of te verwijderen.

Heeft u behoefte aan een inlogcode met deze rechten? Neem dan contact op met de SOL via esfportal@sol-online.nl of 0318-648750.

Het is mogelijk om meerdere inlogcodes aan te vragen. Maak intern dan wel goede afspraken hierover.

De inlogcodes kunt u aanvragen via esfportal@sol-online.nl of 0318-648750.

Ieder deelnemend bedrijf heeft een waarmerkstempel van de SOL ontvangen.

U waarmerkt een document door de betrokken functionaris de stempel te laten zetten op de kopie van het bewijsstuk. Daarbij plaatst hij of zij ook een handtekening en datum op het document. Indien een document uit meerdere pagina’s bestaat, dient iedere pagina gewaarmerkt te worden.

In de onderstaande tabel staat aangegeven of u al dan niet uw bewijsstuk moet waarmerken.

 

Document	Waarmerk?
Certificaat/Diploma	Nee
Betaalbewijs	Ja
Factuur	Ja
Presentielijst	Ja
Urenregistratie	Ja
Verklaring ROC	Ja
BPV	Nee
Addendum	Ja
Loonstrook	Nee
Verklaring UWV	Nee
Verzamelloonstaat	Nee
Cofinancieringsverklaring	Nee
Verklaring opleidingsniveau door werkgever	Nee
Verklaring opleidingsniveau door werknemer	Nee
Offertes	Nee
Benchmarkformulier	Nee

 7.            Ik wil administratie toevoegen van een opleiding, maar deze staat niet in het ESF-portal. Wat moet ik nu doen?

Waarschijnlijk is deze opleiding nog niet goedgekeurd middels een scholingsverklaring. De SOL voert namelijk alleen opleidingen op in het ESF-portal die positief beoordeeld zijn.

Neem contact op met uw adviseur bij de SOL om de mogelijkheden voor een wijziging in uw aanvraag te bespreken. Nadat er een positieve beoordeling is afgegeven in de scholingsverklaring zal de opleiding toegevoegd worden in het ESF-portal.

Let op: Ook in gevallen waar u de opleiding bij een ander opleidingsinstituut afneemt, dient u contact op te nemen met de SOL. 

 8.            Tot wanneer zijn de kosten subsidiabel in dit project?

De looptijd van dit project is van 1 februari 2011 t/m 31 juli 2012. De kosten die u maakt in deze periode zijn subsidiabel. De kosten die u maakt voor de afronding van dit project (samenstellen van de projectadministratie, opstellen van de einddeclaratie etc.) zijn subsidiabel tot en met het indienen van de einddeclaratie (op 14 september 2012).

NB. De kosten die opgenomen worden in de einddeclaratie moeten uiterlijk betaald zijn binnen 6 weken na indiening van de einddeclaratie.

In dit project heeft een regelwijziging plaatsgevonden door het Agentschap SZW. Deze houdt in dat er een standaardprijs vergoed wordt voor BBL opleidingen. Hierdoor is het niet nodig om een financiële administratie bij te houden.

Ontwikkelingskosten kunnen opgevoerd worden voor niet-BBL opleidingen. Het gaat dan om kosten voor het ontwikkelen van lesmateriaal. Deze kosten dienen op basis van een afschrijvingstermijn van drie jaar opgevoerd te worden in de projectadministratie.

 11.          Waar kan ik formats vinden zoals bijvoorbeeld de werkgeversverklaring van het opleidingsniveau?

Het Agentschap SZW heeft een aantal formats voor de projectadministratie opgesteld. Deze zijn te downloaden via http://www.agentschapszw.nl/subsidies/esf_d/formulieren-en-sjablonen.

U heeft deze verklaring alleen nodig wanneer de deelnemer zijn of haar opleiding nog niet heeft afgerond met een diploma/certificaat. Als u in het ESF-portal een BBL groep inclusief deelnemer heeft aangemaakt, dan wordt deze verklaring automatisch aangemaakt. De verklaring kunt u als volgt downloaden door in het ESF-portal naar de groepsdetails te gaan (u komt hier door op het ID-nummer van de BBL-groep in het overzichtsscherm te klikken). 

 Wanneer op het document icoon klikt (rood omlijnd in de afbeelding), opent automatisch de verklaring die door het ROC/AOC ingevuld dient te worden. Het ESF-portal vult voor u alle gegevens al in.

 13.          Kan ik exploitatiekosten toevoegen?

Exploitatiekosten zijn alleen subsidiabel wanneer het gaat om noodzakelijke, rechtstreeks aan de uitvoering en het beheer van het project toe te rekenen kosten. De praktijk wijst uit dat deze kostensoort vaak voor problemen zorgt in de ESF-administratie. Vaak leggen wij dit daarom eerst voor aan het Agentschap SZW.

Wanneer u exploitatiekosten op wilt voeren in uw project, dient u eerst contact op te nemen met uw adviseur bij de SOL.

 14.          Wat heb ik nodig als bewijslast voor instructiekosten?

Wanneer instructiekosten onderdeel zijn van uw project, dienen de instructeurs ten alle tijden een sluitende urenregistratie bij te houden. Daarnaast is het ook van belang om aan te kunnen tonen dat deze activiteiten ook daadwerkelijk uitgevoerd zijn. Dit kunt u aantonen door middel van bijvoorbeeld notulen, gespreksverslagen en memo’s. Deze kunt u ook uploaden in het ESF-portal (als één document met de weekstaat). 

 15.          Welk deel van mijn projectkosten mag maximaal uit indirecte kosten bestaan?

Van uw totale projectkosten mag maximaal 10% uit indirecte kosten bestaan. Is in uw project het percentage indirecte kosten hoger? Meld dit dan tijdig bij uw adviseur van SOL om de mogelijkheden te bespreken.

Het uurtarief wordt berekend door het brutoloon, vermeerderd met een standaardopslag van 32%, te delen door het totaal aantal werkbare uren per jaar. Loonkosten van uren met betrekking tot ziekte zijn niet subsidiabel.

Het aantal werkbare uren per jaar is exclusief ATV/ADV en vakantie- en feestdagen.

Bij de berekening van het brutoloon mag u ook een eventuele eindejaarsuitkering meerekenen.

Het Agentschap SZW hanteert de Handleiding ProjectAdministratie (HPA) als richtlijn voor het voeren van de ESF-projectadministratie. Deze handleiding is te downloaden via de site van de SOL (http://www.sol-online.nl/subsidies/esf-actie-d/download.html).

De subsidieregeling wordt door de overheid gepubliceerd op wetten.overheid.nl. De meest recente ESF-subsidieregeling kunt u inzien via http://wetten.overheid.nl/BWBR0026313. De regels rondom Actie D zijn hierin opgenomen.

 19.          Wanneer moet ik de einddeclaratie voor het project 2011ESFN354 inleveren?

De einddeclaratie voor het project 2011ESFN354 moet op 14 september 2012 bij de SOL aanwezig zijn. Meer informatie daarover ontvangt u te zijner tijd per mail.

 20.          Ik kan geen antwoord vinden op mijn vraag. Hoe kan ik contact opnemen?

Stel uw vraag per e-mail aan ons via esfportal@sol-online.nl.